Una buena finalización del proyecto requiere realizar una serie de
tareas para las que se recomienda reservar tiempo en la planificación. Estas
tareas son las siguientes;
- La actualización de datos: Tanto técnicos como de gestión para incorporar las últimas modificaciones al trabajo desarrollado.
- Revisar toda la documentación del proyecto: Eliminar la documentación inútil y organizarla, de forma que sirva para:
- Dar un buen soporte de garantía o mantenimiento.
- Realizar modificaciones o ampliaciones del producto entregado.
- Aprovechar aspectos técnicos para otros proyectos de la empresa.
- Apoyar la planificación y estimación otros proyectos de la empresa.
- Realización de copia de seguridad de toda la información que se encuentre en el ordenador.- La realización de la memoria o informe de conclusiones
- El archivo del proyecto.- Así no queda ligado a una o varias personas que son las que tienen en su cabeza el trabajo realizado sino que toda la información estará disponible para el resto de la empresa.
La finalización del proyecto también implica la realización de las
tareas correspondientes para modificar su estado dentro del sistema de activo a
cerrado, así como su archivo tanto físico como en la gestión documental que
soporta el sistema.
Cierre de un Proyecto
La
fase de cierre se inicia cuando se completa la ejecución del proyecto y el cliente
acepta el resultado.
Al
cerrar el proyecto, el gerente de proyecto debe revisar toda la información
previa de los cierres de fases anteriores, para estar seguro de que todo el
trabajo está completo y que el proyecto ha cumplido sus objetivos.
También
establece el procedimiento para investigar y documentar las razones para las
acciones tomadas, si es que un proyecto es terminado antes de su finalización.
Esto
incluye todas las actividades necesarias para un cierre administrativo del proyecto
o fase, incluyendo metodologías paso a paso que direccionan:
- Acciones y actividades necesarias para satisfacer criterios de finalización o terminación para la fase o proyecto.
- Acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o resultados del proyecto a la próxima fase o a producción y/o operación.
- Actividades necesarias para recoger registros de proyecto o fase, auditar el éxito o falla del proyecto, reunir lecciones aprendidas y archivar información del proyecto para uso futuro de la organización.
A continuación podemos ver un vídeo explicando el cierre de un proyecto.
Aunque el audio es pésimo, no nos afecta en exceso puesto que lo que dice va apareciendo en las imágenes que nos muestra.
Por otra parte, es una muy buena explicación paso a paso de lo que necesitamos saber.
